Wer beruflich zu einer Messe nach Berlin kommt, plant meist zuerst Anreise und Termine. Genauso hilfreich ist ein kurzer Plan dafür, wie man nach einem Gespräch erreichbar bleibt. Eine digitale Visitenkarte erleichtert die Weitergabe der eigenen Daten. Damit der Kontakt nach dem Messetag nicht verloren geht, braucht es zusätzlich einen Ablauf für Zuständigkeit und Notizen.
Vereinbart vor der Messe, was ihr festhaltet
Ein kurzer Eintrag kann aus drei Teilen bestehen. Was interessiert die Person? Was habt ihr als nächsten Schritt vereinbart? Wer übernimmt ihn? „Muster für Kleinserie, technische Daten am Dienstag, Lea“ ist konkreter als „guter Lead“. Legt auch fest, welche Informationen für die Kontaktaufnahme tatsächlich nötig sind und wer darauf zugreifen soll.
Als praktisches Beispiel verbindet Tapify digitale Visitenkarten mit Funktionen zur Lead-Erfassung auf Messen und Events. Im Team könnt ihr vorher testen, wie sich Kontaktdaten aufnehmen und Gesprächsnotizen ergänzen lassen. Prüft dabei die verfügbaren Funktionen eures Tarifs und übt den Ablauf mit Testkontakten.
Plant zehn Minuten für die Übergabe
Nehmt euch am Ende jedes Messetags kurz Zeit. Prüft doppelte Einträge, ergänzt fehlende Zuständigkeiten und sortiert zuerst die Kontakte mit einer konkreten Zusage. Bei der Nachfassnachricht greift ihr einen Punkt aus dem Gespräch auf und liefert das Versprochene. So lässt sich auch später nachvollziehen, ob aus dem Messegespräch ein nächster Termin wurde.
Gebt dem Kontakt einen klaren Bezug
Schreibt in der ersten Nachricht dazu, an welchem Stand oder bei welchem Vortrag ihr euch kennengelernt habt. Das hilft besonders dann, wenn euer Gegenüber am selben Tag viele Gespräche geführt hat. Formuliert anschließend eine einfache Frage oder schlagt zwei passende Termine vor, sofern ihr einen Termin vereinbart hattet. Eine kurze Nachricht mit dem richtigen Bezug ist leichter zu beantworten als eine allgemeine Präsentation mit mehreren Anhängen. Wenn ihr nur Material zugesagt habt, genügt zunächst der passende Link. Notiert nach dem Versand, wer geantwortet hat und bei welchem Kontakt ihr eine Rückmeldung erwartet. So schreiben nicht zwei Personen aus dem Team gleichzeitig an denselben Kontakt.